- LEGALISATIE EN IDENTIFICATIE

Nieuwsbrief | 2005 | Januari

Wanneer u voor het tekenen van een notariële akte zelf niet naar het notariskantoor kunt of wilt gaan en u graag aan iemand anders volmacht verleent om namens u de betreffende akte te tekenen, treft u vaak de volgende tekst aan in de bijgesloten brief:

"Uw handtekening onder de volmacht dient gelegaliseerd te worden door een notaris. Hiervoor kunt u een afspraak maken met ons of iedere andere notaris in uw omgeving. De handtekening mag niet tevoren al zijn gezet en u dient zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs."

De identificatieverplichting voor de notaris vloeit in de eerste plaats voort uit artikel 39 van de Wet op het notarisambt.
De bij de akte verschijnende personen moeten aan de notaris bekend zijn. Hij stelt de identiteit van de persoon vast aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de Identificatieplicht (WIP)(voor Nederlanders: een geldig paspoort of geldige Nederlandse identiteitskaart, voor in Nederland wonende buitenlanders: een geldig verblijfsdocument, voor in het buitenland wonende buitenlanders een geldig buitenlands paspoort) of aan de hand van een geldig Nederlands rijbewijs. De gegevens van het legitimatiebewijs moeten ook in de akte worden opgenomen.
Komt iemand niet zelf de akte tekenen dan moeten deze gegevens in de volmacht vermeld worden en moet bij het tekenen van de volmacht gecontroleerd worden of de handtekening ook gezet wordt door degene die zich alszodanig heeft geïdentificeerd.

WID( Wet identificatie bij dienstverlening) en MOT
Met ingang van 1 juni 2003 geldt voor het notariaat een wettelijke meldings- en identificatieplicht. Door de meldingsplicht aan het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties wordt het beroepsgeheim van de notaris opzij gezet. Voor alle diensten, die onder de meldingsplicht vallen, waaronder begrepen alle werkzaamheden in de vennootschaps- en ondernemingspraktijk, transacties van onroerende zaken en belastingaangiften, geldt een identificatieplicht, die in principe in persoon vóór de aanvang van de dienstverlening moet plaatsvinden. De notaris mag niet voor de cliënt aan het werk gaan dan nadat de identificatie volgens de regels van de WID heeft plaatsgevonden. De identificatieverplichting geldt niet voor het eerste oriënterende gesprek.
De notaris kan ook een afgeleide identificatie doen, dit wil zeggen dat een derde deze identificatie voor hem verricht. Ook voor andere dienstverlenende beroepsbeoefenaars bijvoorbeeld voor makelaars, advocaten, accountants en belastingadviseurs geldt deze identificatieplicht.

Met ingang van 1 januari 2005 heeft een wijziging van de Wet op de Identificatieplicht (WIP) plaatsgevonden.
Voor in Nederland wonende EU- en EER-onderdanen (onderdanen van lidstaten van de Europese Gemeenschappen of lidstaten die partij zijn van de Europese Economische Ruimte) gelden tevens als identificatiebewijzen een geldig nationaal paspoort of een geldig EU/EER-rijbewijs, wanneer dit rijbewijs is voorzien van een foto van de houder.
In de nieuwe wet wordt het rijbewijs als algemeen identiteitsbewijs erkend. In verband hiermee zijn op dit punt ook per 1 januari 2005 de Wet op het notarisambt en de WID aangepast.